Metoda 5 WHY

W każdej firmie, niezależnie od tego, jak dobrze jest zarządzane, prędzej czy później mogą pojawić się problemy. Najważniejsze jest dostrzeżenie ich i próba rozwiązania. Najpewniej nie znikną one same, a ignorowane mogą tylko się nawarstwiać. Nie zawsze oczywiście wiemy, w jaki sposób do tego podejść, w związku z tym błądzimy po omacku. Warto więc spróbować korzystać z gotowych metod, które mogą okazać się przydatne. W przypadku rozwiązania problemów pomocna może być metoda 5 why. Cóz to takiego i na czym polega? Już wyjaśniamy!

 

Skąd wywodzi się metoda 5 Why?

Twórcą 5 Why jest Sakichi Toyoda. W trakcie rozwoju metodologii przemysłowej metoda ta została szybko udoskonalona i wdrożona wewnątrz firmy Toyota. Taiichi Ohno, twórca Toyota Production System, opisywał 5 Why jako metodę naukowego podejścia Toyoty polegającą na kilkakrotnym zadawaniu pytania „Dlaczego?”. Zadając to pytanie wystarczającą ilość razy, uzyskujemy czytelną oraz oczywistą odpowiedź pozwalającą rozwiązać nasz problem. Metoda ta z biegiem lat zyskała popularność na całym świecie i do dziś jest wykorzystywana.

 

Co oznacza metoda 5 Why i jak działa?

Metoda 5 Why to praktyka z dziedziny rozwiązywania problemów. To seria pytań, które pomagają dotrzeć do sedna problemu.  Celem tej metody jest ustalenie prawdziwej przyczyny (root cause), braku oraz jej wyeliminowanie. Aby zapobiec powtórnemu pojawieniu się danego problemu, musimy go dobrze zidentyfikować. Prawidłowa identyfikacja problemu, rozłożenie go na części pierwsze oraz jego usunięcie sprawiają, że ryzyko jego ponownego wystąpienia znacząco maleje.

Analiza 5 Why zawsze powinna obejmować dwa aspekty – dlaczego dany problem wystąpił oraz dlaczego nie został wykryty.

Jak rozpocząć taka analizę problemu?

Wdrożenie metody 5 Why jest bardzo proste i sprawdza się w praktycznie każdej organizacji. Poniżej przedstawiamy, jak przeprowadzić analizę 5 Why krok po kroku.

Zbierz jak najwięcej informacji o powstałym problemie - im więcej informacji zbierzesz, tym więcej zyskasz szans na zidentyfikowanie prawdziwej przyczyny problemu. Zastanów się więc, co się właściwie stało, kiedy problem wystąpił, jaka jest jego skala i jakie stwarza zagrożenie.

Utwórz zespół pracowników – dobrze by było, aby znajdowały się w nim osoby z różnych działów. Dzięki temu zmaksymalizujesz prawdopodobieństwo powstania obiektywnego spojrzenia na problem, który wystąpił. Tak wielofunkcyjny zespół zwiększa szansę na szybkie i skuteczne usunięcie nieprawidłowości.

Omów i opisz problem - pomoże to w określeniu zakresu problemu, który zamierzasz zbadać.

Zadaj pytanie DLACZEGO - wyznacz osobę, która zostanie liderem i będzie zadawała pytania. Pamiętaj, że odpowiedzi na nie muszą być oparte na faktach oraz na rzeczywistych danych, nie na opiniach i emocjach. Lider może zadawać nieograniczoną liczbę pytań, które okażą się pomocne w znalezieniu przyczyny źródłowej problemu.

Rozwiąż problem - przyczyna źródłowa problemu została odnaleziona? Tak? Więc czas na podjęcie działań naprawczych! Przeprowadź dyskusję z całym zespołem i wspólnie zaplanujcie kroki do realizacji planu naprawczego. Pamiętaj jednak, aby nie pozostawić go samemu sobie – wdrożenie odpowiednich działań wymaga późniejszej kontroli, wyciągnięcia wniosków oraz sprawdzenia, czy zaplanowane i wykorzystane działania rzeczywiście miały pozytywny wpływ oraz czy przyniosły wymierne korzyści.

 

Jakie problemy można rozwiązać metodą 5 Why?

Metoda 5 Why służy znajdowaniu pojedynczej przyczyny problemu, dlatego najlepiej i najbardziej skutecznie współgra z problemami wynikającymi z jednej głównej przyczyny. Im więcej możliwych przyczyn problemu, tym trudniej będzie prawidłowo wykorzystać tę metodę.

Zalety metody 5 Why

Jedną z najważniejszych zalet 5 Why jest fakt, że skuteczność tego narzędzia nie wymaga od naszych pracowników żadnego żmudnego, specjalistycznego przygotowania. Możemy wprowadzić ją za pomocą krótkiego szkolenia, które zaznajomi naszych współpracowników z tematem. Metoda 5 Why jest więc wyjątkowo prostym narzędziem w rozwiązywaniu problemów, które z łatwością zastosujesz w każdej branży, firmie oraz organizacji. Dodatkowo, skłania ona do analitycznego myślenia oraz samodzielnego poszukiwania problemu, co wpływa również na wzrost zaangażowania pracowników w codzienne życie firmy.

Można więc powiedzieć, że metoda 5 Why to:

  • prosta do wprowadzenia technika rozwiązywania problemów w firmach oraz organizacjach,
  • narzędzie niewymagające przeprowadzania specjalistycznych szkoleń oraz przygotowań,
  • technika, która nie wymaga znajomości statystyki.

Metoda 5 Why to narzędzie, które sprawdzi się w praktycznie każdej firmie. Nie tylko pozwala skoncentrować się na znalezieniu i wyeliminowaniu przyczyny źródłowej każdego problemu, lecz także zachęca pracowników do uczestnictwa w życiu firmy oraz do dzielenia się pomysłami na doskonalenie.

Źródło:

  1. Wikipedia
  2. Poradnik przedsiębiorcy
  3. Quality-management.com
  4. Lean Thinking – James Womack, Daniel Jones